Как вести запись клиентов: тетрадь, таблица или онлайн
Пять способов вести запись клиентов, что должно быть в журнале, когда пора на онлайн-запись и как перейти без потерь.
Вести запись клиентов можно в бумажной тетради, в таблице, в календаре телефона или в сервисе онлайн-записи. Каждый способ работает до определённого числа клиентов и мастеров. Ниже — честное сравнение всех вариантов, признаки, что пора переходить на онлайн-запись, и как перейти, не потеряв клиентов.
Способы вести запись клиентов
| Способ | Подходит | Главные минусы |
|---|---|---|
| Бумажная тетрадь | Одному мастеру с постоянными клиентами | Не видно с телефона, нельзя поискать клиента, легко потерять |
| Таблица (Google или Яндекс) | Одному-двум мастерам, кто любит порядок | Записываете вручную, клиент не видит свободные окна |
| Календарь в телефоне | Одному мастеру | Нет услуг и цен, нет истории клиента, общий календарь на нескольких мастеров неудобен |
| Переписка плюс заметки | Пока заявок немного | Запись теряется в чатах, ответ нужен каждому |
| Онлайн-запись | Любому, кто устал отвечать «есть ли окошко» | Нужно один раз настроить услуги и расписание |
Как вести журнал записи клиентов в тетради или таблице
Если пока остаётесь на ручной записи, сделайте её аккуратной:
- Один журнал на всех. Не держите записи одновременно в тетради, в заметках и в переписке.
- Обязательные поля: дата и время, клиент, телефон, услуга, мастер, длительность, цена, отметка «пришёл / не пришёл».
- Длительность услуги — сразу закладывайте время на уборку и подготовку между клиентами.
- Напоминание накануне — короткое сообщение вечером перед визитом сокращает неявки.
- История клиента — в таблице заведите отдельный лист с клиентами, чтобы видеть, кто давно не приходил.
Когда пора переходить на онлайн-запись
- Вы отвечаете «есть ли окошко» по несколько раз в день, в том числе вечером.
- Мастеров больше одного, и записи пересекаются.
- Неявки съедают заметную часть выручки.
- Клиенты пишут ночью, а утром уже записались к другому мастеру.
Почему клиенты не приходят и что с этим делать — в статье «Как уменьшить неявки клиентов».
Что даёт онлайн-запись
- Клиент записывается сам в любое время: выбирает мастера, услугу и свободное окно. Занятые окна не показываются, поэтому двойных записей нет.
- Журнал ведётся сам — кто, к кому, на какую услугу и время.
- Уведомления о новых записях приходят сразу.
- Напоминания и предоплата снижают неявки.
Как перейти на онлайн-запись в TapWay
- Создайте страницу с записью. Мультиссылка по шаблону вашей ниши и блок «Онлайн-запись».
- Заведите мастеров и услуги с длительностью и ценой, рабочие часы по дням, выходные и праздники, шаг сетки.
- Перенесите будущие записи из тетради или таблицы: запишите этих клиентов через свою страницу записи — так же, как это делает клиент. Тогда эти окна не займут новые клиенты.
- Подключите уведомления — кнопкой «Подключить Telegram» в настройках записи: новые записи придут в общий бот TapWay и на почту.
- Включите предоплату для услуг, где неявки особенно дороги: клиент оплачивает аванс через Prodamus при записи.
- Поставьте ссылку туда, где вас находят: в профиль соцсетей, в описание Telegram-канала, в кнопку группы ВКонтакте, на визитку в виде QR-кода. Как это сделать в Telegram и ВКонтакте — в статьях «Запись клиентов через Telegram» и «Запись клиентов через ВКонтакте».
Первые недели держите и старый журнал: часть постоянных клиентов будет по привычке писать в личку. Отвечайте ссылкой на запись — со временем они привыкнут.
Сколько стоит
В TapWay онлайн-запись есть на всех тарифах. Бесплатно и без срока — 1 мастер, 3 услуги и 30 записей в месяц. «Базовый» за 190 ₽ в месяц — 3 мастера, 15 услуг, 150 записей и напоминания мастеру. «Про» за 390 ₽ — 10 мастеров, услуги без лимита, 1 000 записей, сообщения клиентам через ваш бот в Telegram или MAX и выгрузка журнала в CSV. Оплата за проект, а не за каждого сотрудника.
Отмена и перенос записи — через вас: клиент пишет, вы отменяете запись в кабинете, окно возвращается в расписание. Подробнее — на странице Онлайн-запись. Если вы мастер и работаете один — статья «Онлайн-запись для мастера».
Частые вопросы
Как вести запись клиентов бесплатно?
В тетради или таблице — бесплатно, но вручную. Онлайн-запись в TapWay бесплатна для одного мастера: 3 услуги и 30 записей в месяц без ограничения по времени.
Что должно быть в журнале записи клиентов?
Дата и время, клиент и телефон, услуга, мастер, длительность, цена и отметка, пришёл ли клиент.
Можно ли вести запись с телефона?
Да. Таблицы и календарь открываются с телефона, кабинет TapWay тоже работает с телефона.
Можно ли перенести клиентов из YCLIENTS?
Автоматического переноса нет. Как переехать, если нужна только запись, — в статье «Как перейти с YCLIENTS».